Datenschutzhinweise zu Teams und anderen MS-365-Anwendungen

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Ireland Operations Limited.

Kontaktdaten des Verantwortlichen
Baden-Württembergischer Genossenschaftsverband e.V.
Heilbronner Straße 41
70191 Stuttgart
Telefon: 0711-22213-0
E-Mail: helpdesk@bwgv-info.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Baden-Württembergischer Genossenschaftsverband e.V.
Datenschutzbeauftragter
Heilbronner Straße 41
70191 Stuttgart
E-Mail: bd@bwgv-info.de

Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung
Wir setzen die Dienste Microsoft Teams, Microsoft Forms sowie weitere Microsoft 365 Cloud-Anwendungen ein. Wir verwenden „Microsoft Teams“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert.

Microsoft Teams ermöglicht die organisationale Kommunikation durch Chats, Videokonferenzen und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit. Microsoft Forms unterstützt die Erstellung und Auswertung von Umfragen und Formularen. Die Verarbeitung der genannten Daten dient dabei nicht nur der technischen Funktionsfähigkeit, sondern auch der Sicherheit der Plattformen, der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie der Gewährleistung von Support und Wartung.

Kategorien personenbezogener Daten
Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ und anderen Modulen wie MS Forms u.a. werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache, Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort

• IP-Adresse, Information zum eingesetzten Browser und Endgerät, das Betriebssystem, Datum und Uhrzeit der Nutzung.

• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Rechtsgrundlagen
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des Unternehmens verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Widerruf bei der Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit f)
Der Verarbeitung personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit f) erhoben wurden, können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

Automatisierte Entscheidung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Empfänger/Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist. Weitere Informationen können dem Datenschutzhinweis von „Microsoft Teams“ unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement entnommen werden.

Kategorien der betroffenen Personen

• Kunden, Verantwortliche & Beschäftigte des Kunden

• Mitarbeiter

• Interessenten

• Dienstleister

• Mitglieder

• Gremiumsmitglieder

Geplante Übermittlung in Drittstaaten
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meetings“ in einem Drittland aufhalten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Regelfristen für die Löschung der Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der Aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Sie haben ein Beschwerderecht gegen die Datenverarbeitung bei der zuständigen Landesdatenschutzaufsichtsbehörde.

Verantwortliche Stelle
Baden-Württembergischer Genossenschaftsverband e.V.
Heilbronner Straße 41
70191 Stuttgart 

Zweck der Datenverarbeitung
Zur Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Compliance (z. B. für Protokollzwecke, Schulungen oder rechtliche Anforderungen) werden in Microsoft Teams durchgeführte Meetings automatisch transkribiert. Die Transkription umfasst:

• Gesprochene Inhalte aller Teilnehmer:innen,

• Zeitstempel,

• ggf. Sprechererkennung (sofern aktiviert).

Die Aufzeichnung des Teams-Meetings dient der Dokumentation von Beschlüssen, der Schulung von Mitarbeitenden, der Qualitätssicherung oder der späteren Nachvollziehbarkeit für abwesende Teilnehmer.

Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 26 BDSG (bei Beschäftigtenverhältnissen). Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Speicherdauer
Sprachaufnahmen werden mit der Texterstellung sofort gelöscht. Die Transkripte werden für 3 Monate gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach HGB oder AO) entgegenstehen.

Bildaufzeichnungen werden für 3 Monate oder bis zum Abschluss des Projekts gespeichert und anschließend gelöscht.

Empfänger der Daten

• Microsoft Ireland Operations Ltd. (als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO; Serverstandort: EU/EEA).

• Berechtigte Mitarbeiter:innen des BWGV mit Zugriffsberechtigung.

• Teilnehmende des Meetings, an der Teilnahme verhinderte Personen

• Externe Dienstleister (z. B. für Compliance-Prüfungen) nur nach vorheriger Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO),

• Berichtigung oder Löschung (Art. 16, 17 DSGVO),

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),

• Widerruf dieser Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (ohne Angabe von Gründen).

Hinweise
Die Transkription erfolgt automatisiert durch Microsoft Teams. Eine manuelle Nachbearbeitung ist möglich.

Vertrauliche Inhalte (z. B. personenbezogene Daten Dritter) sollten nicht im Meeting besprochen werden.

Die ausführlichen Teilnahmebedingungen des Baden-Württembergischen Genossenschaftsverband e.V. entnehmen Sie bitte der verlinkten Seite.